Bons de commande : de Shopify vers Sage 50
Créez des bons de commande Sage 50 à partir des bons de commande Shopify, puis transformez les réceptions Shopify en factures d'achat Sage 50.
L'onglet Bons de commande transfère vos achats Shopify dans Sage 50 en deux étapes : les bons de commande que vous passez à vos fournisseurs dans Shopify deviennent des bons de commande d'achat Sage 50, et ce que votre entrepôt reçoit dans Shopify devient des factures d'achat Sage 50, ce qui met le stock sur les tablettes et la facture dans les comptes fournisseurs.
Il fonctionne dans un seul sens : de Shopify vers Sage 50. C'est dans Shopify que vous achetez et recevez; Sage 50 en reçoit une copie. Rien n'est écrit dans Shopify.
Les deux étapes sont lancées par vous. Shopify n'avertit pas Sagify quand un bon de commande ou une réception est créé : vous ouvrez l'onglet, cliquez sur Actualiser et transmettez ce qui est nouveau.
Avant de commencer
- Les bons de commande dans Shopify. Vous les créez sous Produits → Bons de commande dans l'interface administrateur Shopify, ajoutez le fournisseur, l'emplacement de destination et les produits, puis les marquez Commandé. Sagify ne liste que les bons de commande commandés; les brouillons et les bons archivés sont masqués à moins de les demander.
- Fournisseurs = fournisseurs Sage 50. Sagify trouve le fournisseur par son nom : le nom du fournisseur Shopify et le nom du fournisseur Sage 50 doivent correspondre. S'il n'existe pas, Sagify peut le créer (le nom seulement; complétez la fiche dans Sage 50).
- Produits = articles Sage 50. L'UGS de chaque variante Shopify doit être égale à un code d'article Sage 50. Une ligne dont l'UGS n'est pas un article Sage 50 est ignorée et signalée dans le résultat.
- Devise. Le bon de commande garde la devise avec laquelle il a été créé dans Shopify. Le fournisseur Sage 50 doit être configuré dans cette devise.
- Les bons de commande doivent être activés dans Sage 50 (Configuration → Paramètres → Fournisseurs et achats).
Remarque
L'application Shopify de Sagify a besoin de trois autorisations supplémentaires pour cet onglet : lire les bons de commande, les transferts et les expéditions. Si Shopify vous demande d'approuver de nouvelles autorisations, reconnectez le magasin sous Fichier → Gérer les magasins. D'ici là, l'onglet affiche un message indiquant quelle autorisation manque.
L'onglet Bons de commande
Ouvrez l'onglet Bons de commande et cliquez sur Actualiser. Sagify lit les bons de commande du magasin et les affiche. Sélectionnez une ligne pour voir ses articles en dessous.
La barre d'outils
| Bouton | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Actualiser | Relit les bons de commande dans Shopify. |
| Créer les bons cochés dans Sage 50 | Crée un bon de commande Sage 50 pour chaque ligne cochée. |
| Recevoir dans Sage 50 | Transforme ce que Shopify a reçu pour le bon de commande sélectionné en facture d'achat Sage 50. |
| Tout cocher / Tout décocher | Coche ou décoche toutes les lignes qui peuvent encore être créées. |
| Options | Création des fournisseurs manquants, réutilisation du numéro Shopify, indicateur Facture reçue, et affichage des bons en brouillon et archivés. |
Les colonnes
- Bon, État, Fournisseur, Destination, Commandé le, Lignes et Total viennent de Shopify.
- Reçu indique combien d'unités Shopify a reçues jusqu'ici, sur les unités commandées.
- Sage 50 indique Absent de Sage 50 tant que le bon n'est pas créé, puis Bon Sage 50 n avec la date de création.
- Factures Sage 50 liste les factures d'achat créées par Sagify à partir des réceptions.
- Ouvrir ouvre le bon de commande dans l'interface administrateur Shopify.
Créer les bons de commande dans Sage 50
- Cochez les bons de commande à transmettre. Les lignes déjà dans Sage 50 ne peuvent plus être cochées.
- Cliquez sur Créer les bons cochés dans Sage 50 et confirmez.
- Sagify ouvre votre fichier d'entreprise une seule fois et crée un bon de commande Sage 50 par ligne cochée : le fournisseur, une ligne par produit avec la quantité commandée et le coût unitaire, daté du jour où le bon a été marqué commandé dans Shopify. Quand le numéro Shopify est libre dans Sage 50, il est réutilisé (#PO2 devient le bon de commande 2); sinon Sage 50 attribue le numéro suivant.
- La colonne Sage 50 se met à jour et la barre d'état résume ce qui s'est passé.
Dans Sage 50, le bon de commande ressemble à un bon saisi à la main :
Un bon de commande Sage 50 ne change ni le stock ni le grand livre. Il inscrit les articles en commande jusqu'à l'arrivée de la marchandise. C'est la réception qui fait entrer le stock et crée le montant à payer : c'est la section suivante.
Jamais en double. Sagify se souvient des bons de commande Shopify qu'il a créés, et vérifie aussi dans Sage 50 qu'aucun bon de ce numéro n'existe avant d'en créer un. Actualiser ou cliquer de nouveau sur Créer ne duplique jamais un bon de commande.
Recevoir la marchandise dans Sage 50
Dans Shopify, la marchandise est reçue sur le transfert lié au bon de commande (le bouton Créer un transfert de la page du bon le crée). L'entrepôt reçoit les unités sur l'expédition de ce transfert, en une fois ou en plusieurs livraisons, en acceptant ou en refusant des unités par produit.
Quand une livraison a été reçue dans Shopify :
- Dans Sagify, sélectionnez le bon de commande et cliquez sur Recevoir dans Sage 50. Le bouton n'est offert que pour les bons que Sagify a créés dans Sage 50.
- Sagify lit les réceptions dans Shopify, ne garde que ce qui n'a pas encore été facturé et demande confirmation. La confirmation nomme l'expédition, le bon de commande Sage 50, le numéro de facture qui sera utilisé et la quantité de chaque produit.
- Sage 50 convertit le bon de commande en facture d'achat pour exactement ces quantités. Le stock augmente, le solde du fournisseur augmente et la quantité en commande diminue. Les produits non livrés restent en souffrance, et le bon de commande reste ouvert dans Sage 50 jusqu'à la réception de la dernière unité.
- La barre d'état indique ce qui a été enregistré et ce qui reste en commande, et la facture apparaît dans la colonne Factures Sage 50.
Les livraisons partielles sont la règle. Chaque réception ne facture que la différence entre ce que Shopify a accepté et ce que Sagify a déjà facturé. Trois livraisons donnent trois factures : PO2-R1, PO2-R2, PO2-R3. Si Shopify ne montre rien de nouveau, Sagify le dit et ne crée rien.
Numéros de facture. Shopify ne connaît pas le numéro de facture du fournisseur, alors Sagify numérote la facture Sage 50 d'après le bon de commande : PO2-R1 pour la première réception de #PO2, PO2-R2 pour la deuxième, et ainsi de suite. Vous pouvez changer le numéro dans Sage 50 par la suite.
Facture reçue. Par défaut, la facture Sage 50 est marquée comme reçue du fournisseur. Si vous recevez la marchandise avant la facture du fournisseur, décochez Marquer la facture d'achat comme reçue du fournisseur sous Options; Sage 50 la traite alors comme une marchandise reçue dont la facture suivra.
Options
| Option | Effet |
|---|---|
| Créer les fournisseurs manquants dans Sage 50 | Activée par défaut. Désactivée : un bon dont le fournisseur n'est pas un fournisseur Sage 50 est ignoré avec un message. |
| Utiliser le numéro du bon Shopify comme numéro de bon Sage 50 | Activée par défaut. Désactivée : Sage 50 attribue son prochain numéro de bon. |
| Marquer la facture d'achat comme reçue du fournisseur | L'indicateur Facture reçue de Sage 50 sur les factures d'achat créées par Sagify. |
| Afficher les bons en brouillon et archivés | Liste tous les bons de commande; seuls les bons commandés peuvent être créés. |
Attention
Exercice financier. Sage 50 refuse une date hors de l'exercice ouvert. Si la date Shopify tombe après votre fin d'exercice, Sagify date le bon de commande ou la facture du dernier jour de l'exercice ouvert, vous l'indique dans le résultat et dans le journal de traitement, et vous devriez lancer Maintenance → Démarrer un nouvel exercice dans Sage 50 pour que les vraies dates soient utilisées.
Quand quelque chose est refusé
| Message | Quoi faire |
|---|---|
| Vendor '…' does not exist in Sage 50 | Créez le fournisseur dans Sage 50 avec le nom exact du fournisseur Shopify, ou activez Créer les fournisseurs manquants sous Options. |
| … : not a Sage 50 item (une ligne ignorée) | Donnez à l'article Sage 50 le même code d'article que l'UGS Shopify, ou créez-le (voir Créer des produits Shopify à partir d'articles Sage 50 pour l'autre direction). |
| No line matched a Sage 50 item | Aucune UGS du bon n'est un code d'article Sage 50. Corrigez les UGS, puis créez de nouveau. |
| Purchase orders are turned off in this company | Activez-les dans Sage 50 sous Configuration → Paramètres → Fournisseurs et achats. |
| L'application Shopify doit avoir l'autorisation … | Reconnectez le magasin sous Fichier → Gérer les magasins et approuvez les nouvelles autorisations. |
| Rien de nouveau à recevoir | Toutes les unités acceptées dans Shopify sont déjà sur une facture Sage 50. Recevez d'abord la livraison suivante dans Shopify. |
| Reçus dans Shopify mais absents du bon de commande Sage 50 | Un produit a été ajouté au bon Shopify après sa création dans Sage 50. Ajoutez la ligne au bon de commande Sage 50 à la main, puis recevez de nouveau. |
| … is below the … already invoiced (reversed receipt?) | Shopify indique maintenant moins d'unités acceptées que Sagify n'en a facturées. Sagify ne crée jamais de facture négative; corrigez dans Sage 50. |
| Sage 50 has no open purchase order n | Le bon a été entièrement facturé ou supprimé dans Sage 50. Plus rien ne peut être reçu contre ce bon. |
Ce que cet onglet ne fait pas
- Il n'écrit jamais dans Shopify : aucun bon de commande, transfert ou réception n'y est créé ni modifié.
- Il n'associe pas encore le pourcentage de taxe de Shopify à un code de taxe Sage 50; les lignes Sage 50 utilisent le code de taxe par défaut de l'article.
- Il ne s'exécute pas selon un horaire. Shopify n'envoie aucune notification pour les bons de commande ou les réceptions : actualiser et transmettre restent des gestes manuels.